Ein Mail, welches mich diese Woche erreichte, hat mich zu diesem Blog veranlasst. Es hat mit „hallo zusammen“ angefangen. Möchte ich wirklich mit „hallo zusammen“ von einer fremden Person, im geschäftlichen E-Mailverkehr, angesprochen werden? Hallo zusammen, der Pfadiausflug findet statt – oder – hallo zusammen, wir treffen uns morgen zum Apéro. Dies sind einwandfreie „Hallo-Zusammen-Ansprachen“.

Im geschäftlichen Mailverkehr hat diese Ansprache wenig zu suchen, ausser man kennt sich schon über die Jahre persönlich.

«Habe gestern einen Kontoauszug erhalten. Einfach zur Info: die betreffende Rechnung haben wir gar nie bekommen!!»

Hatte ich schon mal erwähnt, dass man im Leben 3 Ausrufezeichen zur Verfügung hat? Diesbezüglich wurde hier ziemlich verschwenderisch mit diesem Satzzeichen um sich geworfen. Die «Nettikette» fiel schon im ersten Satz über Bord und das stilsichere Deutsch wurde grosszügig ausser Acht gelassen.

Doch wie spreche ich das Gegenüber im E-Mailverkehr richtig an? Die Begrüssungsformel ist das Erste, was der Empfänger nach dem Betreff liest. Eine unpassende Ansprache weckt Emotionen, die möglicherweise verärgern können.

Sehr geehrte(r) Frau / Herr

Diese Ansprache ist alt, aber bewährt. Kennt man das Gegenüber nicht, so ist man mit dieser Ansprache auf der sicheren Seite.

Guten Tag Frau / Herr

Eine abgeschwächte Form von der Ehrung in der Ansprache. Der Respekt vor dem Empfänger wird trotzdem noch gewahrt.

Grüezi Frau / Herr / Mitenand

Das liebe Grüezi, der Schweizer Gruss. Je nachdem welchen „Raum“ wir mit dem Mail betreten, kann diese Ansprache verwendet werden. In einer E-Mail an eine hierarchisch höhere Position ist diese Ansprache jedoch zu vermeiden.

Und nun noch zur «Nettikette» im schriftlichen Verkehr. Sätze mit einem hocherhobenen Zeigefinger haben in einem geschäftlichen Mail nichts zu suchen. Sachlich aber bestimmt könnte der Inhalt folgendermassen formuliert werden:

«Wir haben Ihren Kontoauszug erhalten und unsere Buchhaltung geprüft. Leider ist die Rechnung Nr. .. aus unerklärlichen Gründen nicht erfasst. Wir bitten Sie, uns eine Kopie für eine umgehende Zahlung zukommen zu lassen. «

Übrigens habe ich mir erlaubt, den betreffenden Absender auf die «Nettikette» hinzuweisen. Hier die Antwort:

«Ohhhh sorry – möchte mich entschuldigen, das war nicht so gemeint 😊

Schönen Tag noch….»

Die Interpretation dieser Zeilen überlasse ich nun jedem einzelnen Leser dieses Blogs. Vielleicht sollte ich meinen nächsten Blog über das stilsichere Deutsch für geschäftliche Korrespondenz verfassen.